Covid-19. Tenue des réunions des organes délibérants des Centres communaux et intercommunaux d’action sociale (CCAS et CIAS) et des associations

Focus rédigé le 14 décembre 2020

Deux ordonnances en date du 2 décembre ont prorogé les mesures exceptionnelles prises dans le cadre de la crise sanitaire afin de permettre à ces organismes de pouvoir prendre les décisions essentielles à la continuité de leur fonctionnement, en prorogeant notamment les mesures exceptionnelles et temporaires, notamment en matière de réunions à distance ou à « huis clos ».

Réunions des centres communaux et intercommunaux d’action sociale

Elles sont visées par l’ordonnance n° 2020-1507 du 2 décembre 2020 adaptant le droit applicable au fonctionnement des établissements publics et des instances collégiales administratives pendant l'état d'urgence sanitaire. Cette ordonnance prévoit que, jusqu'à l'expiration de la période de l'état d'urgence sanitaire (le 16 février 2021), augmentée d'une durée d'un mois, soit jusqu’au 16 mars 2021, peuvent procéder à des délibérations à distance, de façon dématérialisée, les conseils d'administration ou organes délibérants de tous les établissements publics, « quel que soit leur statut ».

Sont concernés notamment :

• les établissements publics, quel que soit leur statut,
• la Banque de France,
• les groupements d'intérêt public,
• les autorités administratives indépendantes et des autorités publiques indépendantes,
• les organismes de droit privé chargés d'une mission de service public administratif.

Les collectivités territoriales et EPCI sont explicitement exclus de ce dispositif, dans la mesure où ils ont fait l’objet de textes à part.

Par contre, les CCAS et CIAS, en tant qu’étant établissements publics, sont concernés par ces dispositions, pour les réunions tant du Conseil d’Administration que de la commission permanente. L’ordonnance rappelle que cette faculté doit s’exercer dans le cadre des dispositions législatives et réglementaires propres à ces organismes y compris à leurs règles internes. De plus, il appartient au Conseil d’Administration de fixer, par délibération, les modalités d’enregistrement et de conservation des débats et des échanges.

Dans le cas où le mode dématérialisé n’est pas possible, comme pour l’élection en vue du renouvellement ou du remplacement des membres du Conseil d’Administration, l’ordonnance prévoit que les mandats en cours sont prorogés jusqu'à la désignation des nouveaux membres et au plus tard jusqu'au 30 avril 2021. Il en va de même pour les dirigeants de ces organismes, dont le mandat arrive à échéance, ils continuent donc d’exercer leur fonction, nonobstant toute limite d'âge ou interdiction de mandats successifs, jusqu'à la désignation des nouveaux dirigeants et au plus tard jusqu'au 30 avril 2021.

Cette ordonnance est d’application immédiate.

Réunions des associations

Elles sont visées par l’ordonnance  n° 2020-1497 du 2 décembre 2020, portant prorogation et modification de l'ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l'épidémie de covid-19.

Cette ordonnance proroge jusqu'au 1er avril 2021, les dispositions de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 qui étaient applicables jusqu’au 30 novembre 2020. Ces dispositions permettent notamment, en raison de l'épidémie de covid-19, les réunions « à huis clos » des assemblées des organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé.  Les associations font partie des personnes morales concernées par ces mesures. En fonction de l’évolution de la crise sanitaire, ces mesures exceptionnelles pourront éventuellement, par décret être prolongées jusqu’au 31 juillet 2021.

Cette ordonnance, après avoir décidé de cette prorogation, adapte et modifie les règles relatives aux conditions d’organisation de ces réunions, aux convocations ainsi qu’au vote par correspondance.

Les conditions pour organiser les réunions à distance

L’organe compétent pour convoquer l’assemblée peut décider qu’elle se tiendra sans que les membres ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle.

Lorsque la réunion se fait sans la présence physique de ses membres et que la conférence téléphonique ou audiovisuelle n’est pas possible, le bureau de l’association doit prévoir une retransmission en direct ou en différé. Les questions posées par les membres devront être diffusées sur le site internet de l’association (s’il existe) avec les réponses apportées.

Les conditions pour organiser une réunion à distance sont limitées aux cas dans lesquels les mesures restrictives en vigueur à la date de la convocation de l'assemblée ou à la date de sa réunion font effectivement et concrètement obstacle à la présence physique de ses membres à cette dernière. La précédente ordonnance exigeait uniquement l'existence d'une mesure restrictive affectant le lieu où l'assemblée était convoquée. Les mesures restrictives susceptibles sont, par exemple, celles qui interdisent ou limitent les rassemblements collectifs et les déplacements pour des motifs sanitaires (tel que le confinement ou un couvre-feu).

Les règles de convocation et de vote par correspondance sont assouplies

La convocation doit mentionner le fait que la réunion se déroulera sans la présence physique des membres de l’assemblée, et préciser les dispositions prises pour en assurer la retransmission.

Concernant le vote par correspondance, il peut être décidé par l’organe délibérant ou son délégataire sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer. Ce vote s’exercera dans les conditions des dispositions législatives ou réglementaires applicables aux associations ou bien encore de celles fixées dans le cadre de leur statut.

Cette ordonnance est d’application immédiate.